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Nociones básicas de Archivística


Nociones básicas de Archivística

Nicolás Hernández González


Introducción

La archivística[1] ya como técnica, disciplina o ciencia,[2] está regulada por la Ley 594 del 2000 en el territorio colombiano. Este quehacer tiene una serie de preceptos bases que fundamentan la profesión y sin los cuales sería imposible la consecución del oficio. Por consiguiente, vamos a aclarar términos (teóricos - prácticos) primordiales y relacionados como son: el respeto de los fondos, el principio de procedencia y el ciclo vital de los documentos.         

Antes de entrar a las especificaciones conviene aclarar algunos términos previos según los autores manejados. Los Documentos son entendidos como acervo probatorio físico, informan sobre actos voluntarios e involuntarios de unos individuos o instituciones según unas necesidades económicas, administrativas, políticas y culturales. Luego, son registro de actividad humana de acuerdo a unas necesidades impuestas o creadas según el contexto histórico. En ese orden de ideas, son manifiesto de actos forzados en busca de unos fines atenuantes en el marco de las sociedades y ya con el transcurrir del tiempo, toman valores agregados en función ajena a las iniciales. Así vemos como unas escrituras de propiedad, se hacen con el fin registrar un bien mueble por exigencia de un Estado ante la necesidad de título del particular, que posteriormente da reconocimiento de una gestión administrativa y luego registro histórico tendiente a convertirse en información para futuras investigaciones de quien a bien interese.[3] Miramos pues, como los documentos se tornan importantes en concordancia a múltiples tiempos, usos y prerrogativas, por lo tanto se archivan.

Es en este contexto, donde las instituciones de archivística quien en depósito documental tienen un conjunto orgánico de documentos fundamentales para las naciones y sus ciudadanos. En otras palabras, el archivo como ente jurídico a cargo de un acervo documental, en custodia dada a un lugar específico con las condiciones acordes con su ciclo vital y utilidad inmediata, es capital para la sociedad en su conjunto.[4] No cabe duda de que un Documento es útil a lo largo de su existencia, sirviendo como herramienta del poder, arma legitimadora, medio pragmático, fuente de derechos y motivo de resguardo en vista de su uso cultural e investigativo.   

Respeto de los Fondos

Esta es la piedra angular sobre la cual se cierne esta actividad archivística, es el “principio fundamental y adquisición definitiva para la archivística”, con lo cual el documento se inserta en una inteligibilidad que permite su comprensión en pleno. Mejor dicho, este principio se refiriere a la integridad externa del documento y cabe anotar que esta noción fue aplicada a partir de la segunda mitad del siglo XIX y que a pesar de esto ha tenido contradictores al respecto; no obstante, es generalmente aceptada.

Antes de esta adopción la organización de los Archivos se llevaba a cabo con carácter “ideológico” y se clasificaban los acervos documentales según “temas”. Por ende, antes de la aceptación, “el documento de archivo era considerado interesante de por sí, independientemente de su contexto, del mismo modo que las excavaciones arqueológicas; es más los objetos de arte exhumados eran mirados como piezas de colección sin preocuparse de conservarlos en el marco de su descubrimiento”. Por lo mismo y consiguiente, el Respeto de los fondos genera una herramienta “única verdaderamente apropiada para asegurar el pronto cumplimiento de un orden regular y uniforme [de los documentos]. Si en vez de este método del cual puede decirse que se funda en la naturaleza de las cosas se propone un orden teórico, los archivos caerán en un desorden difícil de remediar. En cualquier clasificación distinta a esta se corre el grave riesgo de no saber dónde se encuentra un documento.[5]


Principio de Procedencia

Según el principio de procedencia, los documentos por fondos tienen un orden determinado y no deben mezclarse; ese orden documental estará de acuerdo con su función administrativa para así darle valor testimonial. En otras palabras, este principio se refiriere a la integridad interna del documento, o sea es la clasificación de los fondos de acuerdo a la estructura orgánica de la entidad “el eje que permitió, y aun permite, ordenar en la Archivología, es ‘El Principio de Procedencia’, por el cual la actividad archivística se distingue de la bibliotecología y la documentologia.”[6] Es igualmente llamado “principio de orden original”.

Ciclo Vital de los Documentos

Según el devenir histórico del documento, este tiene unos ciclos de conservación y asimismo unos valores y usos en lo competente a su información. En el caso colombiano, el ciclo vital de los documentos (CVD) se relaciona con su estadio en un Archivo de Gestión, Central o Histórico. Ahora bien, en el lapso del estadio administrativo al histórico, este posee características técnico operativas en primera instancia, luego adquiere valor informativo y de consulta (valor primario), para rápidamente tomar un agregado científico y cultural (valor secundario).[7]

Entonces, el documento es producido e inserto en un organigrama administrativo cumpliendo en forma inicial funciones operativas según las necesidades de la persona jurídica. Luego bajo previa identificación, se clasifica y/o organiza con fines de consulta para la propia entidad. Ulteriormente, se describe, evalúa, expurga y se difunde para fines de investigación esencialmente. En todas estas fases, prima el principio de orden original y orden lógico.[8]

Conclusiones

Los principios aquí tratados son esenciales en la ciencia archivística y forma parte de los componentes teóricos y prácticos de este quehacer profesional. Son enunciados de vieja data y asimilados por gran parte de la comunidad archivística, la cual tiene grandes autores y organizaciones como la Consejo Internacional de Archivos (CIA). Además, en Colombia el oficio archivístico cuenta ya con leyes al respecto y apoyo universitario en la formación de su respectivo personal. No cabe duda, la labor posee fuertes cimientos teóricos, prácticos, humanos y legales.           

Anexos
Tabla de CVD
PRIMERA FASE
Prearchivística
Tanodi, Lodolini, Perotin
Activa
Mendoza
Momentos
Gestación y Trámite. (Vázquez)
Dimensión espacial
Límites de la Organización 1.-Dependencia directa de la entidad productora. 2.- Vinculación vertical a los sistemas de información organizacional. 3.- Infraestructura de Base (Archivos eventuales)
Dimensión Tempo­ral
Series temporales de carácter estadístico. 1.- Actividad Pragmática. 2.- Preocupación consuetu­dinaria.
SEGUNDA FASE
Administrativa
Tanodi, Lodolini, Perotín
Inactiva
Mendoza
Sectoriales
Grupos sociales interactuantes, ciclos de comuni­cación entrelazados
Momentos
Vigencia y de Plazo Precaucional (Vázquez)
Dimensión espacial
Ámbitos de Influencia: 1.- Sentido Administrativo. 2.- Formulación de Objetivos. 3.- Adopción de decisiones.
Dimensión temporal
Influencia del medio ambiente social.
Recolección de datos: 1.- Orientación del trámite. 2.- Determinación de identidad. 3.- Distribución de información escrita y oral. 4.- Codificación Clasifica­toria. 5.- Información de trámite y sector de control. 6.- Certificación de actos, acciones, funciones, actividades, tareas.
Técnicas de Archivo: Clasificación, ordenación, descripción, preselección.
TERCERA FASE
Intermedia
Schatz, Arévalo
Momentos
Simbiótico y Análisis documental (Arévalo)
Primario Frecuente, Primario eventual, secundarios. (Schatz)
Dimensión espa­cial.
Ámbitos de influencia: 1.- Reformulación de objetivos. 2.-Asentamiento Institucional
Dimensión temporal
Decantación de Valores, Primarios: 1.- Administrativos, 2.- Legales. 3.- Contables. Fiscales. 4.- Científicos. Secundarios: 1.- Evidenciables. 2.- Informativos.
CUARTA FASE
Histórica
Tanodi, Lodolini, Perotín.
Conservación permanente
Mendoza, Arévalo.
Momentos
Investigación y Conservación y restauración.
Dimensión espacial
Subconjunto del saber acumulado por el grupo social. Proceso de actualización por eliminación y por integración. Proceso de recuperación. Ámbito de sociedades intermedias e investigación especializada u objetiva. Grados de Accesibilidad.
Dimensión temporal
Recuperación de los procesos humanos pasados.
Sistema dinámico y coordinado.
QUINTA FASE
Tecnológica
Arévalo
Momento
Informático, Multimedia, Difusión
Dimensión espacial
Función de Entrada, Tratamiento físico de la información, Función de almacenamiento, Función de procesamiento. Función de salida.
Dimensión temporal
Reprografía, ámbito social en general, distribución de información cualificada.




Bibliografía

ARÉVALO JORDÁN, Víctor Hugo. Teoría fundamentos y práctica de la archivología. [S.I] El Cid, 2001. 337 p. ISBN: 987-95963-2-3.
RUFEIL, Marta Zusana. Manual de Teoría Archivística y Glosario. Córdoba: Brujas, 2009. 252 p. ISBN: 978-987-591-151-2.
FUSTER RUIZ, Francisco. Archivística, archivo, documento de archivo. Necesidad de Clarificar Conceptos. Anales de Documentación: Universidad de Murcia, 1999, Vol. 2. [Citado en 2013-07-23] pp. 103-120. Disponible en: < http://www.redalyc.org/articulo.oa?id=63500207 >. ISSN 1575-2437.
DUCHEIN, Michel. El respeto de los fondos en archivista principios teóricos y problemas prácticos. [Citado 2013-08-13] Disponible en: < http://www.mundoarchivistico.com/?menu=articulos&accion=ver&id=374 >.
SIERRA ESCOBAR, Luis Fernando. Apuntes a la organización de documentos: bases teóricas y consideraciones prácticas. Códices: Universidad de la Salle. 2009, Vol. 5, No. 1. p. 43-54.


[1] Sinónimo de archivología y archivonomía.
[2] Esta es la concepción más aceptada porque “La archivología es una ciencia[en formación], que en sus comienzos se basó en la experiencia, y luego con el tiempo fue adquiriendo una serie de principios y técnicas propias que permitieron identificarla y distinguirla de otras Ciencias.” RUFEIL, Marta Zusana. Manual de Teoría Archivística y Glosario. Córdoba: Brujas, 2009. p. 18.
      

[3] En este ejemplo concreto el archivo es garante del establecimiento gubernamental y de soporte de la propiedad privada. ARÉVALO JORDÁN, Víctor Hugo. Teoría fundamentos y práctica de la archivología. [S.I] El Cid, 2001. p. 16.
[4] FUSTER RUIZ, Francisco. Archivística, archivo, documento de archivo. Necesidad de Clarificar Conceptos. Anales de Documentación: Universidad de Murcia, 1999, Vol. 2. [Citado en 2013-07-23] pp. 103-120. Disponible en: < http://www.redalyc.org/articulo.oa?id=63500207 >. ISSN: 1575-2437.

[5] DUCHEIN, Michel. El respeto de los fondos en archivista principios teóricos y problemas prácticos. [Citado 2013-08-13] Disponible en: < http://www.mundoarchivistico.com/?menu=articulos&accion=ver&id=374 >.
[6] Rufeil. Op. Cit., p. 24.
[7] Rufeil. Op. Cit., p. 102.

[8] SIERRA ESCOBAR, Luis Fernando. Apuntes a la organización de documentos: bases teóricas y consideraciones prácticas. Códices. Colombia, 2009, Vol. 5, No. 1. p. 43-54.
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DIGITALIZACIÓN DE LIBROS: CONTEXTO
Juan Carlos Bonilla J.
William Eduardo Diaz.


Actualmente es muy claro que gracias a la red electrónica el texto digital se mueve a mayor velocidad y menor precio, suprimiendo la salida física del individuo o del documento y provocando a su vez el manejo más democrático de la información. En general, gracias a su mayor disponibilidad, el documento digital puede estar al alcance de grandes comunidades de usuarios.

Digitalización

La digitalización documental consiste en convertir un documento físico o papel en un archivo digital o imagen electrónica, mediante equipos especializados para ello, siendo usual el uso del conocido escáner. El término digitalización, hace referencia al proceso de crear imágenes digitales de objetos, como registros en papel o fotografías y almacenarlos en soportes electrónicos, como discos ópticos. La digitalización es en la actualidad la herramienta de preservación más completa y satisfactoria que nos brinda la tecnología, nos permite además preservar un original en un formato estándar que no dependa de una tecnología o hardware en especial para su posterior recuperación y lectura, como es en el caso de los microfilms.

Beneficios de la digitalización

¿Por qué Digitalizar los libros? Al digitalizar los libros, nos permitimos utilizar otro medio físico diferente al original. Ya no lo restringimos al papel solamente. Los libros se convierten ahora en un conjunto de bits, ceros y unos (0, 1), representados físicamente por diferencias de voltaje, polaridades, etc., y cuyas diferentes combinaciones permiten formar una imagen o un texto determinado, gracias a la utilización de tecnologías de información.

Algunos años atrás, el inconveniente de digitalizar un libro era la necesidad de mucho espacio en dispositivos de almacenamiento para poder almacenar su imagen digital. Al día de hoy, estos dispositivos permiten un almacenamiento mucho mayor y, al mismo tiempo, se han mejorado los algoritmos que permiten una compresión óptima tanto de imagen como para texto.

La información almacenada en los medios digitales persiste de manera inalterable, siendo sumamente fácil realizar copias de seguridad, para evitar la pérdida de información. Esto no ocurre con el papel, que con el uso constante y el paso del tiempo, se deteriora, se destruye.
Podemos fotocopiarlo, para tenerlo nuevamente en papel, pero al hacer esto, pierde calidad, siendo en mayor o menor grado según la calidad del equipo fotocopiador y del papel utilizado. Si deseamos obtener una nueva copia, de la versión fotocopiada, también perderá calidad. Esto no ocurre con el medio electrónico. Los escáners, dispositivos ópticos de propósito específico, envían directamente la imagen al ordenador, permitiendo la utilización de diversos filtros y aplicaciones para obtener una imagen de mayor calidad, muy próxima al original. Una vez obtenida la versión digital, si se desea realizar una nueva copia de ésta, será una copia digital idéntica a la primera copia, sin necesidad de repetir el proceso de adquisición de imagen desde el documento.

En ambos métodos se corre el riesgo de deteriorar o incluso dañar el documento en cuestión, por lo que hay que mantener un conjunto de medidas y un procedimiento adecuado al momento de exponerlos a estos dispositivos, incluso mediante la utilización de tecnologías específicas para esta labor. También podemos citar la definición de digitalización que nos facilita  la revista D+A Magazine “la digitalización no solo consiste en la trasformación de objetos físicos en formatos digitales, mediante la utilización de tecnologías de información sino la creación a partir de activos digitales de productos y servicios con valor añadido para un conjunto de usuarios”.

¿Cuáles son estos servicios de valor añadido?

Podemos mencionar el hecho de poder realizar búsquedas específicas sobre un texto o libro, minimizando el tiempo de investigación y búsqueda. Otra ventaja de la digitalización, es la facilidad para transmitir la información. Al tener un número limitado de libros en una biblioteca, se limita la distribución de la información. Por ejemplo, si solamente existe un libro en la biblioteca, solamente una persona puede consultar el libro a la vez. Esto no ocurre con libros virtuales, ya que podemos proveer una copia exacta a la que tenemos almacenada a un número ilimitado de personas, de forma concurrente, sin colas ni espera. La información la podemos almacenar, ya sea en CD’s, DVD’s, o medio magnético, permitiendo difundirla por correo tradicional, por correo electrónico, o descargarla de un sitio de la red.

La digitalización de documentos es el mecanismo más sencillo, eficiente y rentable para almacenar, administrar y consultar grandes volúmenes de documentos, en forma de imágenes digitales. Las imágenes digitales se pueden almacenar en los discos internos de cualquier computador personal, o sistemas de almacenamiento masivo, con respaldos en disco CD-R o DVD que garantizan su conservación en óptimas condiciones

Ilustración 1: Proceso de digitalización
Ilustración 2: Administración y acceso

LEYES Y DECRETOS MÁS RELEVANTES EN CUANTO AL PROCESO DE DIGITALIZACIÓN DE DOCUMENTOS:

ü  Ley 6 de 1992, ARTÍCULO 74: VALOR PROBATORIO DE LA IMPRESIÓN DE IMÁGENES ÓPTICAS NO MODIFICABLES. Adicionase el Estatuto Tributario con el siguiente artículo:
ü  Artículo 771-1. Valor probatorio de la impresión de imágenes ópticas no modificables

ü  Decreto 2620 de 1993, por el cual se reglamenta el procedimiento para la utilización de medios técnicos adecuados para conservar los archivos de los comerciantes. Considerando entre otros, lo expresado por el artículo 48 del código de comercio decreta:
ü  Artículo 1º Todo comerciante podrá conservar sus archivos utilizando cualquier medio técnico adecuado que garantice la reproducción exacta de documentos, tales como la microfilmación, la micrografía y los discos ópticos entre otros.

ü  Decreto 2649 de 1993,
ü  Artículo 112. CONTABILIDAD DE LAS EMPRESAS EN LIQUIDACION. ......
Debe crearse un fondo para atender los gastos de conservación, reproducción, guarda y destrucción de los libros y papeles del ente económico.
ü  Artículo 134. CONSERVACIÓN Y DESTRUCCIÓN DE LOS LIBROS. Los entes económicos deben conservar debidamente ordenados los libros de contabilidad, de actas, de registro de aportes, los comprobantes de las cuentas, los soportes de contabilidad y la correspondencia relacionada con sus operaciones.

Salvo lo dispuesto en normas especiales, los documentos que deben conservarse pueden destruirse después de veinte (20) años contados desde el cierre de aquéllos o la fecha del último asiento, documento o comprobante. No obstante, cuando se garantice su reproducción por cualquier medio técnico, pueden destruirse transcurridos diez (10) años.

      Decreto 2150 de 1995, suprime autenticación de documentos originales y el uso de sellos; prohíbe exigir copias o fotocopias de documentos que la entidad tenga en su poder; prohíbe copiar o retirar documentos de los archivos de las entidades públicas; autoriza el uso de sistemas electrónicos de archivos y transmisión de datos; prohíbe limitar el uso de las tecnologías de archivo documental por parte de los particulares, entre otros.

      Norma ISO-19005 de 2005, basado en el estándar PDF 1.4 (PDF/A-1), permite a las organizaciones archivar documentos electrónicamente de manera que se asegure la preservación de su contenido, aspecto visual y apariencia sobre un extenso periodo de tiempo.  También permite que los documentos sean recuperados y revisados con consistencia y resultados predecibles en el futuro, independiente de las herramientas y sistemas usados para su creación.

ISO 19005-1:2005 Document management – Electronic document file format for long-term preservation - Part 1: Use of PDF 1.4 (PDF/A-1)

El estándar ISO 19005-1:2005 (Gestión de documentos — Formato de archivo de documentos electrónicos para conservación a largo plazo, Parte 1: Uso de PDF 1.4 (PDF/A-1), es el primero de una nueva familia de estándares ISO pensados para responder a la creciente necesidad de poder conservar la información en documentos electrónicos a través de largos periodos de tiempo.

Como la versión inicial de PDF/A se basa en el nivel 1.4 del formato PDF, éste estándar se irá especificando por partes, de forma que las nuevas se vayan añadiendo sin que las anteriores queden obsoletas. Así, por ejemplo, PDF/A-1 se refiere al formato definido en la Parte 1 (ISO 19005-1) del estándar (que es PDF 1.4), mientras que la Parte 2 (ISO 19005-2) y otras posteriores se podrían basar en un nivel posterior del formato PDF y podrían también definir requisitos de archivo para clases más complejas de contenido.

Cuando un documento electrónico deba ser archivado durante un plazo muy largo, la garantía de que podrá ser consultado dentro de, digamos 100 años, es una preocupación importante.
Para ello, la Internacional Standards Organization (ISO), publicó el 01 de octubre del 2005 el estándar ISO 19005-1:2005 Document management – Electronic document file format for long-term preservation - Part 1: Use of PDF 1.4 (PDF/A-1).

El ISO 19005-1: 2005 especifica cómo utilizar el formato del documento portable (PDF) 1.4 para la preservación a largo plazo de documentos electrónicos. Define el formato PDF como formato de archivo con una serie de funciones:
-         Obligatorias
-         Prohibidas
-         Restringidas o con parámetros fijados en su uso
Estas condiciones excluyen por ejemplo funciones de seguridad como uso de passwords, 1 / 3ISO-19005 PDF/A obligan a incluir las tipografías usadas en el documento, incluir la imagen gráfica de la firma electrónica o excluyen ficheros ejecutables dentro del documento.
Esta norma no describe las plataformas ni el tipo de soporte, se centra exclusivamente en el fichero electrónico, para garantizar que pueda ser reproducido o consultado en el largo plazo.

BIBLIOTECA NACIONAL DE COLOMBIA

La biblioteca Nacional desde hace algunos años lleva a cabo un proceso de digitalización en el cual ya ha digitalizado aproximadamente 29.000 libros de su invaluable colección literaria, siguiendo el ejemplo de sus pares de Perú, Chile y Panamá.

Gracias a la gestión realizada por el Grupo de Internacionales del Ministerio de Cultura, una delegación conformada por expertos en materia de digitalización de documentos históricos que adelantó una visita de acompañamiento al proceso en la Biblioteca Nacional de Colombia, que además es la institución de estas características más antigua en América Latina.

Esta puesta en escena surge como una de las estrategias que le ayuda a cumplir con su deber misional de garantizar la recuperación, preservación y acceso a la memoria colectiva del país, representada por el patrimonio bibliográfico y hemerográfico en cualquier soporte físico; así como la promoción y fomento de las bibliotecas públicas, la planeación y diseño de políticas relacionadas con la lectura, y la satisfacción de necesidades de información indispensables para el desarrollo individual y colectivo de los colombianos.

La digitalización de documentos tiene impacto en cuatro ámbitos simultáneamente:

Ø  Proceso: adecuación de los procesos de tratamiento de la documentación para incluir las tareas de digitalización.

Ø  Normativa: para la implantación de la Metodología de Digitalización de Documentos es necesaria la adaptación de la normativa existente para incluir los procesos de digitalización dentro de la misma.

Ø  Soporte técnico: se deben habilitar las herramientas necesarias (hardware y software) para la realización de la digitalización de documentos.

Ø  Cultura de la organización: es necesaria la comunicación y difusión del cambio que supone la incorporación de la digitalización de documentos en los procesos a la vez que la creación de nuevos roles, tareas y responsabilidades.
CONCLUSIÓN:

La digitalización es el medio más rápido y productivo de conservar los documentos, además de que nos brinda muchos beneficios como son la conservación de los documentos, el poco espacio a la hora de guardar los documentos, la facilidad de ser consultado por quien lo necesite.

Vivimos en un mundo globalizado, altamente competitivo, en donde la información ha tomado un valor importante en todas las organizaciones. Cuanto mejor se administre y más fácil sea el acceso a la misma, mejor será el proceso de toma de decisiones, incrementando la rentabilidad y la satisfacción de los clientes.

BIBLIOGRAFÍA:

·         GUZMAN, Leonardo. Guía de procedimientos: Digitalización en archivos, una aproximación al tema.

·         Digitalización certificada, Tendencias cero papel: cumplimiento de la política de eficiencia administrativa. Consultado en: http://www.certicamara.com/download/eventos/2013/0821-tendencias-cero-papel/digitalizacion-certificada.pdf

·         Guía de digitalización de documentos en Millennium versión 1.0, servicio de tecnologías de la información y sistemas bibliotecarios, Biblioteca Complutense.

·         ISO 19005-1:2005 Document management – Electronic document file format for long-term preservation - Part 1: Use of PDF 1.4 (PDF/A-1). Consultado en: http://www.zytrust.com/index.php/faqs/39-firmas-digitales/58-iso-19005-pdfa.pdf

·         Biblioteca Nacional Digital. Consultado en: file:///C:/Users/Usuario/Downloads/Proyecto-biblioteca-digital-nacional-de-Colombia_v4.pdf

·         Leyes y decretos para el proceso de digitalización de documentos. Consultado en: http://inteligenciadocumental.com/leyes-y-decretos-para-el-proceso-de-digitalizacion-de-documentos













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Autores

Sergio Andrés Utrera Santander
Historiador - Mg. Gestión de la Información y Documentación
Universidad Industrial de Santander
E-mail: sergio.utrera@correo.uis.edu.co
Twitter: @sergio_utrera

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