DIGITALIZACIÓN DE LIBROS: CONTEXTO
Juan Carlos Bonilla J.
William Eduardo Diaz.
Actualmente es muy claro que gracias a la red
electrónica el texto digital se mueve a mayor velocidad y menor precio,
suprimiendo la salida física del individuo o del documento y provocando a su
vez el manejo más democrático de la información. En general, gracias a su mayor
disponibilidad, el documento digital puede estar al alcance de grandes
comunidades de usuarios.
Digitalización
La digitalización documental consiste en convertir
un documento físico o papel en un archivo digital o imagen electrónica,
mediante equipos especializados para ello, siendo usual el uso del conocido escáner.
El término digitalización, hace referencia al proceso de crear imágenes
digitales de objetos, como registros en papel o fotografías y almacenarlos en
soportes electrónicos, como discos ópticos. La digitalización es en la
actualidad la herramienta de preservación más completa y satisfactoria que nos
brinda la tecnología, nos permite además preservar un original en un formato
estándar que no dependa de una tecnología o hardware en especial para su
posterior recuperación y lectura, como es en el caso de los microfilms.
Beneficios de la digitalización
¿Por
qué Digitalizar los libros? Al digitalizar los libros, nos permitimos utilizar
otro medio físico diferente al original. Ya no lo restringimos al papel
solamente. Los libros se convierten ahora en un conjunto de bits, ceros y unos
(0, 1), representados físicamente por diferencias de voltaje, polaridades,
etc., y cuyas diferentes combinaciones permiten formar una imagen o un texto
determinado, gracias a la utilización de tecnologías de información.
Algunos
años atrás, el inconveniente de digitalizar un libro era la necesidad de mucho
espacio en dispositivos de almacenamiento para poder almacenar su imagen
digital. Al día de hoy, estos dispositivos permiten un almacenamiento mucho
mayor y, al mismo tiempo, se han mejorado los algoritmos que permiten una compresión
óptima tanto de imagen como para texto.
La
información almacenada en los medios digitales persiste de manera inalterable,
siendo sumamente fácil realizar copias de seguridad, para evitar la pérdida de
información. Esto no ocurre con el papel, que con el uso constante y el paso
del tiempo, se deteriora, se destruye.
Podemos
fotocopiarlo, para tenerlo nuevamente en papel, pero al hacer esto, pierde
calidad, siendo en mayor o menor grado según la calidad del equipo fotocopiador
y del papel utilizado. Si deseamos obtener una nueva copia, de la versión
fotocopiada, también perderá calidad. Esto no ocurre con el medio electrónico.
Los escáners, dispositivos ópticos de propósito específico, envían directamente
la imagen al ordenador, permitiendo la utilización de diversos filtros y
aplicaciones para obtener una imagen de mayor calidad, muy próxima al original.
Una vez obtenida la versión digital, si se desea realizar una nueva copia de
ésta, será una copia digital idéntica a la primera copia, sin necesidad de
repetir el proceso de adquisición de imagen desde el documento.
En
ambos métodos se corre el riesgo de deteriorar o incluso dañar el documento en
cuestión, por lo que hay que mantener un conjunto de medidas y un procedimiento
adecuado al momento de exponerlos a estos dispositivos, incluso mediante la
utilización de tecnologías específicas para esta labor. También podemos citar
la definición de digitalización que nos facilita la revista D+A Magazine “la digitalización no
solo consiste en la trasformación de objetos físicos en formatos digitales,
mediante la utilización de tecnologías de información sino la creación a partir
de activos digitales de productos y servicios con valor añadido para un conjunto
de usuarios”.
¿Cuáles
son estos servicios de valor añadido?
Podemos
mencionar el hecho de poder realizar búsquedas específicas sobre un texto o
libro, minimizando el tiempo de investigación y búsqueda. Otra ventaja de la
digitalización, es la facilidad para transmitir la información. Al tener un
número limitado de libros en una biblioteca, se limita la distribución de la
información. Por ejemplo, si solamente existe un libro en la biblioteca, solamente
una persona puede consultar el libro a la vez. Esto no ocurre con libros
virtuales, ya que podemos proveer una copia exacta a la que tenemos almacenada
a un número ilimitado de personas, de forma concurrente, sin colas ni espera.
La información la podemos almacenar, ya sea en CD’s, DVD’s, o medio magnético,
permitiendo difundirla por correo tradicional, por correo electrónico, o
descargarla de un sitio de la red.
La
digitalización de documentos es el mecanismo más sencillo, eficiente y rentable
para almacenar, administrar y consultar grandes volúmenes de documentos, en
forma de imágenes digitales. Las imágenes digitales se pueden almacenar en los
discos internos de cualquier computador personal, o sistemas de almacenamiento
masivo, con respaldos en disco CD-R o DVD que garantizan su conservación en óptimas
condiciones
Ilustración 1: Proceso de
digitalización
Ilustración 2: Administración y
acceso
LEYES Y DECRETOS MÁS RELEVANTES
EN CUANTO AL PROCESO DE DIGITALIZACIÓN DE DOCUMENTOS:
ü Ley 6 de 1992, ARTÍCULO 74: VALOR PROBATORIO DE LA
IMPRESIÓN DE IMÁGENES ÓPTICAS NO MODIFICABLES. Adicionase el Estatuto
Tributario con el siguiente artículo:
ü Artículo 771-1. Valor probatorio de la impresión de
imágenes ópticas no modificables
ü Decreto 2620 de 1993, por el cual se reglamenta el
procedimiento para la utilización de medios técnicos adecuados para conservar
los archivos de los comerciantes. Considerando entre otros, lo expresado por el
artículo 48 del código de comercio decreta:
ü Artículo 1º Todo comerciante podrá conservar sus archivos
utilizando cualquier medio técnico adecuado que garantice la reproducción
exacta de documentos, tales como la microfilmación, la micrografía y los discos
ópticos entre otros.
ü Decreto 2649 de 1993,
ü Artículo 112. CONTABILIDAD DE LAS EMPRESAS EN
LIQUIDACION. ......
Debe crearse un fondo para atender los gastos de conservación, reproducción, guarda y destrucción de los libros y papeles del ente económico.
Debe crearse un fondo para atender los gastos de conservación, reproducción, guarda y destrucción de los libros y papeles del ente económico.
ü Artículo 134. CONSERVACIÓN Y DESTRUCCIÓN DE LOS LIBROS. Los
entes económicos deben conservar debidamente ordenados los libros de
contabilidad, de actas, de registro de aportes, los comprobantes de las
cuentas, los soportes de contabilidad y la correspondencia relacionada con sus
operaciones.
Salvo lo dispuesto en normas especiales, los documentos
que deben conservarse pueden destruirse después de veinte (20) años contados
desde el cierre de aquéllos o la fecha del último asiento, documento o
comprobante. No obstante, cuando se garantice su reproducción por cualquier
medio técnico, pueden destruirse transcurridos diez (10) años.
• Decreto 2150 de 1995, suprime autenticación de documentos
originales y el uso de sellos; prohíbe exigir copias o fotocopias de documentos
que la entidad tenga en su poder; prohíbe copiar o retirar documentos de los
archivos de las entidades públicas; autoriza el uso de sistemas electrónicos de
archivos y transmisión de datos; prohíbe limitar el uso de las tecnologías de
archivo documental por parte de los particulares, entre otros.
•
Norma
ISO-19005 de 2005, basado en el estándar PDF 1.4 (PDF/A-1), permite a las
organizaciones archivar documentos electrónicamente de manera que se asegure la
preservación de su contenido, aspecto visual y apariencia sobre un extenso
periodo de tiempo. También
permite que los documentos sean recuperados y revisados con consistencia y
resultados predecibles en el futuro, independiente de las herramientas y
sistemas usados para su creación.
ISO 19005-1:2005 Document
management – Electronic document file format for long-term preservation - Part
1: Use of PDF 1.4 (PDF/A-1)
El
estándar ISO 19005-1:2005 (Gestión de documentos — Formato de archivo de documentos
electrónicos para conservación a largo plazo, Parte 1: Uso de PDF 1.4
(PDF/A-1), es el primero de una nueva familia de estándares ISO pensados para
responder a la creciente necesidad de poder conservar la información en
documentos electrónicos a través de largos periodos de tiempo.
Como
la versión inicial de PDF/A se basa en el nivel 1.4 del formato PDF, éste
estándar se irá especificando por partes, de forma que las nuevas se vayan
añadiendo sin que las anteriores queden obsoletas. Así, por ejemplo, PDF/A-1 se
refiere al formato definido en la Parte 1 (ISO 19005-1) del estándar (que es PDF
1.4), mientras que la Parte 2 (ISO 19005-2) y otras posteriores se podrían
basar en un nivel posterior del formato PDF y podrían también definir
requisitos de archivo para clases más complejas de contenido.
Cuando
un documento electrónico deba ser archivado durante un plazo muy largo, la
garantía de que podrá ser consultado dentro de, digamos 100 años, es una
preocupación importante.
Para
ello, la Internacional Standards Organization (ISO), publicó el 01 de octubre
del 2005 el estándar ISO 19005-1:2005 Document management – Electronic document
file format for long-term preservation - Part 1: Use of PDF 1.4 (PDF/A-1).
El
ISO 19005-1: 2005 especifica cómo utilizar el formato del documento portable
(PDF) 1.4 para la preservación a largo plazo de documentos electrónicos. Define
el formato PDF como formato de archivo con una serie de funciones:
-
Obligatorias
-
Prohibidas
-
Restringidas o con parámetros fijados en su uso
Estas
condiciones excluyen por ejemplo funciones de seguridad como uso de passwords,
1 / 3ISO-19005 PDF/A obligan a incluir las tipografías usadas en el documento,
incluir la imagen gráfica de la firma electrónica o excluyen ficheros
ejecutables dentro del documento.
Esta
norma no describe las plataformas ni el tipo de soporte, se centra
exclusivamente en el fichero electrónico, para garantizar que pueda ser
reproducido o consultado en el largo plazo.
BIBLIOTECA
NACIONAL DE COLOMBIA
La
biblioteca Nacional desde hace algunos años lleva a cabo un proceso de
digitalización en el cual ya ha digitalizado
aproximadamente 29.000 libros de su invaluable colección literaria, siguiendo
el ejemplo de sus pares de Perú, Chile y Panamá.
Gracias
a la gestión realizada por el Grupo de Internacionales del Ministerio de
Cultura, una delegación conformada por expertos en materia de digitalización de
documentos históricos que adelantó una visita de acompañamiento al proceso en
la Biblioteca Nacional de Colombia, que además es la institución de estas
características más antigua en América Latina.
Esta
puesta en escena surge como una de las estrategias que le ayuda a cumplir con
su deber misional de garantizar la recuperación, preservación y acceso a la
memoria colectiva del país, representada por el patrimonio bibliográfico y hemerográfico
en cualquier soporte físico; así como la promoción y fomento de las bibliotecas
públicas, la planeación y diseño de políticas relacionadas con la lectura, y la
satisfacción de necesidades de información indispensables para el desarrollo individual
y colectivo de los colombianos.
La digitalización de documentos tiene impacto en cuatro
ámbitos simultáneamente:
Ø
Proceso:
adecuación de los procesos de
tratamiento de la documentación para incluir las tareas de digitalización.
Ø
Normativa: para la implantación de la Metodología de
Digitalización de Documentos es necesaria la adaptación de la normativa
existente para incluir los procesos de digitalización dentro de la misma.
Ø
Soporte
técnico: se deben habilitar
las herramientas necesarias (hardware y software) para la realización de la
digitalización de documentos.
Ø Cultura de la organización: es necesaria la comunicación y difusión del cambio que
supone la incorporación de la digitalización de documentos en los procesos a la
vez que la creación de nuevos roles, tareas y responsabilidades.
CONCLUSIÓN:
La
digitalización es el medio más rápido y productivo de conservar los documentos,
además de que nos brinda muchos beneficios como son la conservación de los
documentos, el poco espacio a la hora de guardar los documentos, la facilidad
de ser consultado por quien lo necesite.
Vivimos
en un mundo globalizado, altamente competitivo, en donde la información ha
tomado un valor importante en todas las organizaciones. Cuanto mejor se
administre y más fácil sea el acceso a la misma, mejor será el proceso de toma
de decisiones, incrementando la rentabilidad y la satisfacción de los clientes.
BIBLIOGRAFÍA:
·
GUZMAN, Leonardo. Guía de procedimientos: Digitalización en archivos, una aproximación al
tema.
·
Digitalización certificada, Tendencias cero papel: cumplimiento de la
política de eficiencia administrativa. Consultado en: http://www.certicamara.com/download/eventos/2013/0821-tendencias-cero-papel/digitalizacion-certificada.pdf
·
Guía de
digitalización de documentos en Millennium versión 1.0, servicio de tecnologías
de la información y sistemas bibliotecarios, Biblioteca Complutense.
·
ISO
19005-1:2005 Document management – Electronic document file format for long-term
preservation - Part 1: Use of PDF 1.4 (PDF/A-1). Consultado en: http://www.zytrust.com/index.php/faqs/39-firmas-digitales/58-iso-19005-pdfa.pdf
·
Biblioteca Nacional Digital. Consultado
en: file:///C:/Users/Usuario/Downloads/Proyecto-biblioteca-digital-nacional-de-Colombia_v4.pdf
·
Leyes
y decretos para el proceso de digitalización de documentos. Consultado en:
http://inteligenciadocumental.com/leyes-y-decretos-para-el-proceso-de-digitalizacion-de-documentos
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