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Nociones básicas de Archivística


Nociones básicas de Archivística

Nicolás Hernández González


Introducción

La archivística
[1] ya como técnica, disciplina o ciencia,[2] está regulada por la ley 594 del 2000 en el territorio colombiano. Este quehacer tiene una serie de preceptos bases que fundamentan la profesión y sin los cuales sería imposible la consecución del oficio. Por consiguiente, vamos a aclarar términos (teóricos-prácticos) primordiales y relacionados como son: el respeto de los fondos, el principio de procedencia y el ciclo vital de los documentos.

Antes de entrar a las especificaciones conviene aclarar algunos términos previos según los autores manejados. Los documentos son entendidos como acervo probatorio físico, informan sobre actos voluntarios e involuntarios de unos individuos o instituciones según unas necesidades económicas, administrativas, políticas y culturales. Luego, son registro de actividad humana de acuerdo a unas necesidades impuestas o creadas según el contexto histórico. En ese orden de ideas, son manifiesto de actos forzados en busca de unos fines atenuantes en el marco de las sociedades y ya con el transcurrir del tiempo, toman valores agregados en función ajena a las iníciales. Así vemos como unas escrituras de propiedad, se hacen con el fin registrar un bien inmueble por exigencia de un Estado ante la necesidad de título del particular, que posteriormente da reconocimiento de una gestión administrativa y luego registro histórico tendiente a convertirse en información para futuras investigaciones de quien a bien interese.[3] Miramos pues, como los documentos se tornan importantes en concordancia a múltiples tiempos, usos y prerrogativas, por lo tanto se archivan.

Es en este contexto, donde las instituciones de archivística tienen en depósito documental, un conjunto orgánico de documentos fundamentales para las naciones y sus ciudadanos. En otras palabras, el archivo como ente jurídico a cargo de un acervo documental, en custodia dada a un lugar específico con las condiciones acordes con su ciclo vital y utilidad inmediata, es capital para la sociedad en su conjunto.[4] No cabe duda de que un documento es útil a lo largo de su existencia, sirviendo como herramienta del poder, arma legitimadora, medio pragmático, fuente de derechos y motivo de resguardo en vista de su uso cultural e investigativo.

Respeto de los Fondos

Esta es la piedra angular sobre la cual se cierne esta actividad archivística, es el “principio fundamental y adquisición definitiva para la archivística”, con lo cual el documento se inserta en una inteligibilidad que permite su comprensión en pleno. Mejor dicho, este principio se refiriere a la integridad externa del documento y cabe anotar, que esta noción fue aplicada a partir de la segunda mitad del siglo XIX y que a pesar de esto, ha tenido contradictores al respecto; no obstante, es generalmente aceptada.

Antes de esta adopción la organización de los archivos se llevaba a cabo con carácter “ideológico” y se clasificaban los acervos documentales según “temas”Por ende, antes de la aceptación, “el documento de archivo era considerado interesante de por sí, independientemente de su contexto, del mismo modo que las excavaciones arqueológicas; es más, los objetos de arte exhumados eran mirados como piezas de colección sin preocuparse de conservarlos en el marco de su descubrimiento”. Por lo mismo y consiguiente, el respeto de los fondos genera una herramienta “única verdaderamente apropiada para asegurar el pronto cumplimiento de un orden regular y uniforme [de los documentos]. Si en vez de este método del cual pude decirse que se funda en la naturaleza de las cosas se propone un orden teórico, los archivos caerán en un desorden difícil de remediar. En cualquier clasificación distinta a esta se corre el grave riesgo de no saber dónde se encuentra un documento.[5]

Principio de Procedencia
Según el principio de procedencia, los documentos por fondos tienen un orden determinado y no deben mezclarse; ese orden documental estará de acuerdo con su función administrativa para así darle valor testimonial. En otras palabras, este principio se refiriere a la integridad interna del documento, o sea, es la clasificación de los fondos de acuerdo a la estructura orgánica de la entidad “el eje que permitió, y aun permite, ordenar en la archivología, es ‘el Principio de procedencia’, por el cual la actividad archivística se distingue de la bibliotecología y la documentologia.[6] Es igualmente llamado “principio de orden original”.

Ciclo Vital de los Documentos

Según el devenir histórico del documento, este tiene unos ciclos de conservación y asimismo, unos valores y usos en lo competente a su información. En el caso colombiano, el ciclo vital de los documentos (CVD) se relaciona con su estadio en un Archivo de Gestión, Central o Histórico. Ahora bien, en el lapso del estadio administrativo al histórico, este posee características técnico operativas en primera instancia, luego adquiere valor informativo y de consulta (valor primario), para rápidamente tomar un agregado científico y cultural (valor secundario).[7]

Entonces, el documento es producido e inserto en un organigrama administrativo cumpliendo en forma inicial funciones operativas según las necesidades de la persona jurídica. Luego bajo previa identificación, se clasifica y/o organiza con fines de consulta para la propia entidad. Ulteriormente, se describe, evalúa, expurga y se difunde para fines de investigación. En todas estas fases, prima el principio de orden original y orden lógico.[8]

Conclusiones

Los principios aquí tratados son esenciales en la ciencia archivística y forma parte de los componentes teóricos y prácticos de este quehacer profesional. Son enunciados de vieja data y asimilados por gran parte de la comunidad archivística, la cual tiene grandes autores y organizaciones como la Consejo Internacional de Archivos (CIA). Además, en Colombia el oficio archivístico cuenta ya con leyes al respecto y apoyo universitario en la formación de su respectivo personal. No cabe duda, la labor posee fuertes cimientos teóricos, prácticos, humanos y legales.

Anexos
Tabla de CVD
PRIMERA FASE
Pre archivística
Tanodi, Lodolini, Perotín
Activa
Mendoza
Momentos
Gestación y Trámite. (Vázquez)
Dimensión espacial
Límites de la Organización 1.-Dependencia directa de la entidad productora. 2.- Vinculación vertical a los sistemas de información organizacional. 3.- Infraestructura de Base (Archivos eventuales)
Dimensión Tempo­ral
Series temporales de carácter estadístico. 1.- Actividad Pragmática. 2.- Preocupación consuetu­dinaria.
SEGUNDA FASE
Administrativa
Tanodi, Lodolini, Perotín
Inactiva
Mendoza
Sectoriales
Grupos sociales interactuantes, ciclos de comuni­cación entrelazados
Momentos
Vigencia y de Plazo Precaucional (Vázquez)
Dimensión espacial
Ámbitos de Influencia: 1.- Sentido Administrativo. 2.- Formulación de Objetivos. 3.- Adopción de decisiones.
Dimensión temporal
Influencia del medio ambiente social.
Recolección de datos: 1.- Orientación del trámite. 2.- Determinación de identidad. 3.- Distribución de información escrita y oral. 4.- Codificación Clasifica­toria. 5.- Información de trámite y sector de control. 6.- Certificación de actos, acciones, funciones, actividades, tareas.
Técnicas de Archivo: Clasificación, ordenación, descripción, preselección.
TERCERA FASE
Intermedia
Schatz, Arévalo
Momentos
Simbiótico y Análisis documental (Arévalo)
Primario Frecuente, Primario eventual, secundarios. (Schatz)
Dimensión espa­cial.
Ámbitos de influencia: 1.- Reformulación de objetivos. 2.-Asentamiento Institucional
Dimensión temporal
Decantación de Valores, Primarios: 1.- Administrativos, 2.- Legales. 3.- Contables. Fiscales. 4.- Científicos. Secundarios: 1.- Evidenciables. 2.- Informativos.
CUARTA FASE
Histórica
Tanodi, Lodolini, Perotín.
Conservación permanente
Mendoza, Arévalo.
Momentos
Investigación y Conservación y restauración.
Dimensión espacial
Subconjunto del saber acumulado por el grupo social. Proceso de actualización por eliminación y por integración. Proceso de recuperación. Ámbito de sociedades intermedias e investigación especializada u objetiva. Grados de Accesibilidad.
Dimensión temporal
Recuperación de los procesos humanos pasados.
Sistema dinámico y coordinado.
QUINTA FASE
Tecnológica
Arévalo
Momento
Informático, Multimedia, Difusión
Dimensión espacial
Función de Entrada, Tratamiento físico de la información, Función de almacenamiento, Función de procesamiento. Función de salida.
Dimensión temporal
Reprografía, ámbito social en general, distribución de información cualificada.

Bibliografía

ARÉVALO JORDÁN, Víctor Hugo. Teoría fundamentos y práctica de la archivología. [S.I.] El Cid, 2001. 337 p.
RUFEIL, Marta Zusana. Manual de Teoría Archivística y Glosario. Córdoba: Brujas, 2009. 252 p.
FUSTER RUIZ, Francisco. Archivística, archivo, documento de archivo. Necesidad de Clarificar Conceptos. En: Anales de Documentación. Julio-septiembre, 1999, vol. 2, no 2, p. 103-120.
DUCHEIN, Michel. El respeto de los fondos en archivista principios teóricos y problemas prácticos. [Citado: 2013-08-13] Disponible en: < http://www.mundoarchivistico.com/?menu=articulos&accion=ver&id=374 >.
SIERRA ESCOBAR, Luis Fernando. Apuntes a la organización de documentos: bases teóricas y consideraciones prácticas. En: Códices. 2009. vol. 5, no. 1. p. 43-54.



[1] Sinónimo de archivología y archivonomía.
[2] Esta es la concepción más aceptada porque “La archivología es una ciencia [en formación], que en sus comienzos se basó en la experiencia, y luego con el tiempo fue adquiriendo una serie de principios y técnicas propias que permitieron identificarla y distinguirla de otras Ciencias.” RUFEIL, Marta Zusana. Manual de Teoría Archivística y Glosario. Córdoba: Brujas, 2009. p. 18.
[3] En este ejemplo concreto el archivo es garante del establecimiento gubernamental y de soporte de la propiedad privada. ARÉVALO JORDÁN, Víctor Hugo. Teoría fundamentos y práctica de la archivología. [S.I] El Cid, 2001. p. 16.
[4] FUSTER RUIZ, Francisco. Archivística, archivo, documento de archivo. Necesidad de Clarificar Conceptos. En: Anales de Documentación. Julio-septiembre, 1999, vol. 2, no 2, p. 103-120.
[5] DUCHEIN, Michel. El respeto de los fondos en archivista principios teóricos y problemas prácticos. [Citado: 2013-08-13] Disponible en: < http://www.mundoarchivistico.com/?menu=articulos&accion=ver&id=374 >.
[6] Rufeil. Op. Cit., p. 24.
[7] Rufeil. Op. Cit., p. 102.
[8] SIERRA ESCOBAR, Luis Fernando. Apuntes a la organización de documentos: bases teóricas y consideraciones prácticas. En: Códices. 2009. vol. 5, no. 1. p. 43-54.

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Autores

Sergio Andrés Utrera Santander
Historiador - Mg. Gestión de la Información y Documentación
Universidad Industrial de Santander
E-mail: sergio.utrera@correo.uis.edu.co
Twitter: @sergio_utrera


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