Nociones
básicas de Archivística
Nicolás Hernández González
Introducción
La archivística[1] ya como técnica, disciplina o ciencia,[2] está regulada por la ley 594 del 2000 en el territorio colombiano. Este quehacer tiene una serie de preceptos bases que fundamentan la profesión y sin los cuales sería imposible la consecución del oficio. Por consiguiente, vamos a aclarar términos (teóricos-prácticos) primordiales y relacionados como son: el respeto de los fondos, el principio de procedencia y el ciclo vital de los documentos.
Antes de entrar a las especificaciones conviene
aclarar algunos términos previos según los autores manejados. Los documentos
son entendidos como acervo probatorio físico, informan sobre actos voluntarios
e involuntarios de unos individuos o instituciones según unas necesidades
económicas, administrativas, políticas y culturales. Luego, son registro de
actividad humana de acuerdo a unas necesidades impuestas o creadas según el
contexto histórico. En ese orden de ideas, son manifiesto de actos forzados en
busca de unos fines atenuantes en el marco de las sociedades y ya con el
transcurrir del tiempo, toman valores agregados en función ajena a las iníciales.
Así vemos como unas escrituras de propiedad, se hacen con el fin registrar
un bien inmueble por exigencia de un Estado ante la necesidad de título del
particular, que posteriormente da reconocimiento de una gestión administrativa
y luego registro histórico tendiente a convertirse en información para futuras
investigaciones de quien a bien interese.[3] Miramos pues, como los documentos se tornan
importantes en concordancia a múltiples tiempos, usos y prerrogativas, por lo
tanto se archivan.
Es en este contexto, donde las instituciones de archivística tienen en
depósito documental, un conjunto orgánico de documentos fundamentales
para las naciones y sus ciudadanos. En otras palabras, el archivo como ente
jurídico a cargo de un acervo documental, en custodia dada a un lugar
específico con las condiciones acordes con su ciclo vital y utilidad inmediata,
es capital para la sociedad en su conjunto.[4] No cabe duda de que un documento es útil a lo largo
de su existencia, sirviendo como herramienta del poder, arma legitimadora,
medio pragmático, fuente de derechos y motivo de resguardo en vista de su uso
cultural e investigativo.
Respeto de
los Fondos
Esta es la piedra angular sobre la cual se cierne
esta actividad archivística, es el “principio fundamental y adquisición definitiva para la archivística”, con lo cual
el documento se inserta en una inteligibilidad que permite su comprensión en
pleno. Mejor dicho, este principio se refiriere a la integridad externa del
documento y cabe anotar, que esta noción fue aplicada a partir de la segunda
mitad del siglo XIX y que a pesar de esto, ha tenido contradictores al
respecto; no obstante, es generalmente aceptada.
Antes de esta adopción la organización de los archivos
se llevaba a cabo con carácter “ideológico”
y se clasificaban los acervos documentales según “temas”. Por ende, antes de la aceptación, “el documento de archivo era considerado
interesante de por sí, independientemente de su contexto, del mismo modo que
las excavaciones arqueológicas; es más, los objetos de arte exhumados eran
mirados como piezas de colección sin preocuparse de conservarlos en el marco de
su descubrimiento”. Por lo mismo y consiguiente, el respeto de los
fondos genera una herramienta “única
verdaderamente apropiada para asegurar el pronto cumplimiento de un orden
regular y uniforme [de los documentos]. Si en vez de este método del cual pude
decirse que se funda en la naturaleza de las cosas se propone un orden teórico,
los archivos caerán en un desorden difícil de remediar. En cualquier clasificación
distinta a esta se corre el grave riesgo de no saber dónde se encuentra un documento.”[5]
Principio
de Procedencia
Según el principio de procedencia, los documentos
por fondos tienen un orden determinado y no deben mezclarse; ese orden
documental estará de acuerdo con su función administrativa para así darle valor testimonial. En
otras palabras, este principio se refiriere a la integridad interna del
documento, o sea, es la clasificación de los fondos de acuerdo a la
estructura orgánica de la entidad “el
eje que permitió, y aun permite, ordenar en la archivología, es ‘el Principio
de procedencia’, por el cual la actividad archivística se distingue de la
bibliotecología y la documentologia.”[6] Es igualmente llamado “principio de orden original”.
Ciclo
Vital de los Documentos
Según el devenir histórico del documento, este
tiene unos ciclos de conservación y asimismo, unos valores y usos en lo
competente a su información. En el caso colombiano, el ciclo vital de los
documentos (CVD) se relaciona con su estadio en un Archivo de Gestión, Central
o Histórico. Ahora bien, en el lapso del estadio administrativo al histórico,
este posee características técnico operativas en primera instancia, luego
adquiere valor informativo y de consulta (valor primario), para rápidamente
tomar un agregado científico y cultural (valor secundario).[7]
Entonces, el documento es producido e inserto en un
organigrama administrativo cumpliendo en forma inicial funciones operativas
según las necesidades de la persona jurídica. Luego bajo previa identificación,
se clasifica y/o organiza con fines de consulta para la propia entidad. Ulteriormente,
se describe, evalúa, expurga y se difunde para fines de investigación. En todas
estas fases, prima el principio de orden original y orden lógico.[8]
Conclusiones
Los principios aquí tratados son esenciales en la
ciencia archivística y forma parte de los componentes teóricos y prácticos de
este quehacer profesional. Son enunciados de vieja data y asimilados por gran
parte de la comunidad archivística, la cual tiene grandes autores y
organizaciones como la Consejo Internacional de Archivos (CIA). Además, en
Colombia el oficio archivístico cuenta ya con leyes al respecto y apoyo
universitario en la formación de su respectivo personal. No cabe duda, la labor
posee fuertes cimientos teóricos, prácticos, humanos y legales.
Anexos
Tabla de CVD
PRIMERA
FASE
|
Pre archivística
|
Tanodi, Lodolini, Perotín
|
Activa
|
Mendoza
|
|
Momentos
|
Gestación y Trámite. (Vázquez)
|
|
Dimensión espacial
|
Límites de la Organización
1.-Dependencia directa de la entidad productora. 2.- Vinculación vertical a
los sistemas de información organizacional. 3.- Infraestructura de Base
(Archivos eventuales)
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|
Dimensión Temporal
|
Series temporales de carácter
estadístico. 1.- Actividad Pragmática. 2.- Preocupación consuetudinaria.
|
|
SEGUNDA
FASE
|
Administrativa
|
Tanodi, Lodolini, Perotín
|
Inactiva
|
Mendoza
|
|
Sectoriales
|
Grupos sociales interactuantes,
ciclos de comunicación entrelazados
|
|
Momentos
|
Vigencia y de Plazo Precaucional
(Vázquez)
|
|
Dimensión espacial
|
Ámbitos de Influencia: 1.- Sentido
Administrativo. 2.- Formulación de Objetivos. 3.- Adopción de
decisiones.
|
|
Dimensión temporal
|
Influencia del medio ambiente
social.
Recolección de datos: 1.-
Orientación del trámite. 2.- Determinación de identidad. 3.- Distribución de
información escrita y oral. 4.- Codificación Clasificatoria. 5.- Información
de trámite y sector de control. 6.- Certificación de actos, acciones,
funciones, actividades, tareas.
Técnicas de Archivo: Clasificación,
ordenación, descripción, preselección.
|
|
TERCERA
FASE
|
Intermedia
|
Schatz, Arévalo
|
Momentos
|
Simbiótico y Análisis documental
(Arévalo)
Primario Frecuente, Primario
eventual, secundarios. (Schatz)
|
|
Dimensión espacial.
|
Ámbitos de influencia: 1.-
Reformulación de objetivos. 2.-Asentamiento Institucional
|
|
Dimensión temporal
|
Decantación de Valores, Primarios:
1.- Administrativos, 2.- Legales. 3.- Contables. Fiscales. 4.- Científicos.
Secundarios: 1.- Evidenciables. 2.- Informativos.
|
|
CUARTA
FASE
|
Histórica
|
Tanodi, Lodolini, Perotín.
|
Conservación permanente
|
Mendoza, Arévalo.
|
|
Momentos
|
Investigación y Conservación y
restauración.
|
|
Dimensión espacial
|
Subconjunto del saber acumulado por
el grupo social. Proceso de actualización por eliminación y por integración.
Proceso de recuperación. Ámbito de sociedades intermedias e investigación
especializada u objetiva. Grados de Accesibilidad.
|
|
Dimensión temporal
|
Recuperación de los procesos
humanos pasados.
Sistema dinámico y coordinado.
|
|
QUINTA
FASE
|
Tecnológica
|
Arévalo
|
Momento
|
Informático, Multimedia, Difusión
|
|
Dimensión espacial
|
Función de Entrada, Tratamiento
físico de la información, Función de almacenamiento, Función de
procesamiento. Función de salida.
|
|
Dimensión temporal
|
Reprografía, ámbito social en
general, distribución de información cualificada.
|
Bibliografía
ARÉVALO JORDÁN, Víctor Hugo. Teoría fundamentos
y práctica de la archivología. [S.I.] El Cid, 2001. 337 p.
RUFEIL, Marta Zusana. Manual de Teoría
Archivística y Glosario. Córdoba: Brujas, 2009. 252 p.
FUSTER RUIZ, Francisco. Archivística, archivo,
documento de archivo. Necesidad de Clarificar Conceptos. En: Anales de Documentación. Julio-septiembre, 1999, vol.
2, no 2, p. 103-120.
DUCHEIN, Michel. El respeto de los fondos en archivista
principios teóricos y problemas prácticos. [Citado: 2013-08-13] Disponible
en: < http://www.mundoarchivistico.com/?menu=articulos&accion=ver&id=374 >.
SIERRA ESCOBAR, Luis
Fernando. Apuntes a la
organización de documentos: bases teóricas y consideraciones prácticas.
En: Códices. 2009. vol. 5, no. 1. p. 43-54.
[1] Sinónimo de
archivología y archivonomía.
[2] Esta es la
concepción más aceptada porque “La archivología es una ciencia [en formación],
que en sus comienzos se basó en la experiencia, y luego con el tiempo fue
adquiriendo una serie de principios y técnicas propias que permitieron
identificarla y distinguirla de otras Ciencias.” RUFEIL, Marta Zusana. Manual de Teoría Archivística y Glosario.
Córdoba: Brujas, 2009. p. 18.
[3] En este ejemplo
concreto el archivo es garante del establecimiento gubernamental y de soporte
de la propiedad privada. ARÉVALO JORDÁN, Víctor Hugo. Teoría fundamentos y práctica de la archivología. [S.I] El Cid,
2001. p. 16.
[4] FUSTER RUIZ, Francisco. Archivística, archivo, documento
de archivo. Necesidad de Clarificar Conceptos. En: Anales de
Documentación. Julio-septiembre, 1999, vol. 2, no 2, p. 103-120.
[5] DUCHEIN, Michel. El respeto de los fondos en archivista
principios teóricos y problemas prácticos. [Citado: 2013-08-13] Disponible
en: <
http://www.mundoarchivistico.com/?menu=articulos&accion=ver&id=374
>.
[6] Rufeil. Op. Cit.,
p. 24.
[7] Rufeil. Op. Cit.,
p. 102.
[8] SIERRA ESCOBAR, Luis Fernando. Apuntes a la organización de
documentos: bases teóricas y consideraciones prácticas. En: Códices.
2009. vol. 5, no. 1. p. 43-54.
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