La Valoración Documental, de la Archivística a la Historia.

La Valoración Documental, de la Archivística a la Historia. 

En el teatro de la historiografía tiene mucho peso y relevancia  “la historia de las mentalidades”, la escuela de los Annales trabajó durante años en esta línea historiográfica. Sin embargo,  historiadores y sociólogos como Roger Chartier y  Bruno Latour han dado paso a la historia cultural, hoy de moda en los claustros franceses,  en las Universidades latinoamericanas y  también en la escuela de historia en la ciudad de Bucaramanga. Menciono lo anterior en vista que una de las tareas principales del artículo (“Las comisiones de valoración de documentos de archivo y otros instrumentos corporativos”) es generar un cambio de mentalidad en la sociedad. Mentalidad enfocada a la valoración del documento y que se convierta en una práctica de las culturas hispanoamericanas.

No se puede negar que se vive en una sociedad donde en la empresa, en la institución o en la dependencia, la bodega hace la función de archivo, funciona explícitamente como “archivo”. Por eso es tan importante crear una conciencia archivística que sobreponga la importancia de un valor en el documento. Esta reflexión tiene como objetivo señalar los diferentes conceptos que alimentan la <<valoración documental>> prosiguiendo a la importancia para salvaguardar el patrimonio documental y en tercer orden, el aporte del historiador en los procesos de valoración.

Sanz Bravo señala que Valoración es la “Fase del tratamiento archivístico que consiste en analizar y determinar los valores primarios y secundarios de las series documentales, fijando los plazos de transferencia, acceso y conservación o eliminación total o parcial” (DTAE)[1]. Fijémonos atentamente en los verbos que componen la definición. Analizar es descomponer en partes y determinar es fijar y señalar una cosa, en este caso los valores primarios y secundarios del documento.

La fase de identificación señala el reconocimiento del organismo productor del documento, según el cuadro mencionado por Sanz Caridade, en la fase de identificación existen unos TIPOS DOCUMENTALES que pueden ser de planificación, tramitación, vigencia y plazo precaucional, así mismo unas SERIES DOCUMENTALES, que son sub-series, fracciones de series, series relacionadas y unos DOCUMENTOS originales, borradores y copias. En base a lo anterior se hace necesario darle relación con los valores documentales que pueden ser de manera macro, valores predecibles y de manera micro, que pueden ser los valores administrativos, legales, contables y técnicos, siendo estos los valores primarios o inmediatos y los secundarios serían los informativos, testimoniales, sustanciales y complementarios.

Ahora bien, todo este marco conceptual para que se utiliza o donde acentúa su verbo. La idea con la teoría no es separar el concepto de la cosa, al contrario, es acercarlo y convertirlo en un proceso indisoluble; la teoría archivística busca que el Historiador-Archivista no sea un mero conservador pasivo de documentos, del patrimonio documental, sino logre llevar a cabo un papel proactivo[2]. La valoración términos de archivos digitales toma otro rumbo. Permítame establecer un poco la relación entre historia digital, memoria digital y valoración documental.

Memoria digital en términos archivísticos, se refiere básicamente a la conservación de los documentos digitales, producidos principalmente por organizaciones[3]. Al considerarse dos elementos constitutivos de los archivos digitales <<memoria y organizaciones>>, surge dentro de su camino una serie de condiciones afines que participan en la historia digital. A su vez, plantea una cojera, porque historia que no cojea o no es historia o no camina. La historia digital genera una memoria limitada, relacionada en buena medida con las instituciones estatales, los personajes relevantes y las organizaciones religiosas. La memoria es limitada por qué no llega a las culturas ágrafas, como menciona Renán Vega, la construcción de la memoria de los indígenas, grupos negros, campesinos, ciertos sectores de clase obrera, pobladores urbanos “marginales” no hacen parte de la historia digital global[4]. En este sentido como aplicar una valoración documental correcta sí: “Los archivos tienen que dar testimonio del conjunto de las actividades de la sociedad”[5]

Ahora bien,  la anterior discusión plantea un vacío. Las políticas archivísticas publicadas no hacen especial distinción entre documentos electrónicos y documentos en papel. Sin embargo, en general, no prevén requisitos especiales para la preservación a largo plazo de los documentos, constituyendo todavía una asignatura pendiente[6].  Es sumamente importante que dentro del que hacer archivístico se dicten y se apliquen correctivos a la historia y memoria digital y su eficaz valoración digital.

¿Cuál sería entonces la importancia de la valoración para salva-guardar el patrimonio documental? La importancia es mucha y quizás toda. Couture señala varios elementos que se hace importante señalar. Los archivos ante todo deben dar testimonio del conjunto de actividades de la sociedad. No se trata entonces de valorar únicamente las acciones de las organizaciones sino de toda la capa social, incluyendo todas las clases sociales. Una valoración que arrope todas las acciones de la historia desde abajo. Pensar en la valoración de los documentos digitales es pensar en un  archivo infinito. El archivo digital  tiene como objetivo descubrir patrones de comportamiento no visibles y nuevo conocimiento dentro de una colección documental mediante la minería de datos. Lo que se quiere con esta herramienta, es resaltar la tendencia de los archivistas e historiadores a acercarse cada vez más a la tecnología, a la informática y a la estadística. Tal como en tiempos pasados con la economía, la demografía y otras ciencias auxiliares.

Cuando se evalúa, el archivero se debe asegurar que hay un equilibrio entre las finalidades administrativas y las finalidades patrimoniales de su intervención. Tomar parte activa de las finalidades patrimoniales de los documentos, es forjar un sentido histórico, en palabras de Federico Nietzsche sería valorar el conocimiento del pasado, su aporte de símbolos que justifican la existencia[7].

La identificación de los requisitos para la conservación de documentos derivados de cada actividad administrativa[8]. Conservar  los documentos de la tarea administrativa es a lo sumo lo mínimo que el archivista debe considerar en su oficio, puesto que las organizaciones y entes administrativos son quienes más producen información de carácter institucional y estatal, y a su vez permiten en el futuro un análisis riguroso de las relaciones institucionales. Recientemente asistí al proyecto de organización del archivo judicial de la UIS, la experiencia permite ilustrar un ejemplo de la importancia de conservar los documentos en las instancias institucionales. 

Un valor importante que aportan los fondos documentales judiciales para la investigación histórica es el retrato de una sociedad que ha permanecido en guerra. El archivo Judicial de Santander permite re-construir la situación de los bandoleros en Santander, como también los diferentes hechos sociales, eventos de carácter nacional con eco y repercusión en local, en Barrancabermeja o en Bucaramanga. El registro documental en Barrancabermeja de un homicidio permitió comprender  un hecho general a nivel local. Por el hecho del  “bogotazo”, ocurrido el 9 de abril de 1948 en Santa Fe de Bogotá. Es un fondo tan rico en información que ha permitido comprender los 21 días que Barrancabermeja experimentó en un levantamiento en armas frente a las autoridades locales.

El historiador toma parte activa en la valoración documental cuando analiza el flujo de documentos en todo el sistema de gestión y determina la vida del documento, no sólo para controlar la valoración y migración de los documentos en papel sino también los digitales. La historia digital en palabras del reconocido investigador Hugo Fazio es una acumulación de historias locales que se enfrentan a lo global. Siguiendo con el mismo ejemplo del fondo judicial, me permito explicar de manera más clara el papel fundamental del historiador en la valoración documental.

Este proceso de valoración documental es a la vez un proceso que contribuye a la tarea investigativa, porque dentro del proceso archivístico podemos dar cuenta de varios elementos de índole histórico. Por ejemplo, entender y comprender la temporalidad de los diferentes juzgados que han participado activamente en los procesos judiciales de Santander en el siglo XX. Comparar la administración de justicia con la práctica real, y ver como se configuró el Estado en la parte judicial, rápida para unos, lenta para otros, todo dependía de la clase social a la que se pertenezca. La valoración documental permite descubrir y conservar patrones de comportamientos visibles e invisibles, y un nuevo conocimiento cuando el historiador participa tanto en la valoración como en la hermenéutica documental.

Jonathan M. Ortega. L. 
Estudiante de Historia y Archivística. 

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[1] SANZ BRAVO. Caridade. Las comisiones de valoración de documentos. Auditoría Pública nº 51 (2010) Pág. 119 – 131.

[2] Ibíd. Pág. 124

[3] MELO. Jairo Antonio. Historia Digital la memoria del archivo infinito. Historia Crítica. núm. 43, enero-abril, 2011, pp. 82-103 Universidad de Los Andes Bogotá, Colombia. Pág.84.

[4] Ibíd. Pág. 85

[5] SANZ BRAVO. Caridade. Las comisiones de valoración de documentos. Auditoría Pública nº 51 (2010) Pág.124.

[6] CASELLAS SERRA. Luis Esteve. La valoración de documentos electrónicos. Pág. 7.

[7] NIETZCHE.Federico. Segunda intempestiva. Sobre los beneficios y perjuicios de la historia.

[8] CASELLAS SERRA. Luis Esteve. La valoración de documentos electrónicos. Pág. 7.