El Programa de Gestión Documental
en la archivística.
Juan Sebastian Bonilla[1]
Universidad Industrial de Santander
En la actualidad la información constituye un papel de vital importancia
para el correcto funcionamiento de las organizaciones, es por ello que las
empresas deben crear mecanismos y procedimientos que permitan el control del
flujo documental que se genera y recibe, y más ahora que todo actividad debe
quedar soportada en documentos, creando la memoria de la organización.
El archivo como organización de servicio debe adoptar los instrumentos
administrativos, para buscar soluciones y responder a las exigencias del mundo
de hoy, dirigiéndose hacia el diseño y
establecimiento de un programa de Gestión Documental, el cual está definido en
normas legales vigentes, tales como el Reglamento General de Archivos (Acuerdo
07 de 1994, expedido por el Consejo Directivo del Archivo General de la
Nación), así como la Ley General de Archivos (Ley 594 de 2000), en donde
describe que la Gestión de Documentos es el “Conjunto de actividades
administrativas y técnicas, tendientes a la planificación, manejo y organización
de documentos de archivos producida y recibida por las entidades, desde su
origen hasta su destino final, con el objeto de facilitar su utilización y
conservación”.
“La Ley 594 de 2000 - Ley General de Archivos, reguló en su Título V:
Gestión de documentos, la obligación que tienen las entidades públicas y
privadas que cumplen funciones públicas, en elaborar programas de gestión de
documentos, independientemente del soporte en que produzcan la información para
el cumplimiento de su cometido estatal, o del objeto social para el que fueron
creadas.”
A partir de la definición de PGD (Programa de Gestión Documental) me
será preciso centrarme en responder a manera reflexiva la relación que existe
entre el archivista y el PGD; inmediatamente aludirlo a la manera de como se
debe elaborar, presentar y gestionar en una entidad. Estos dos interrogantes
facilitaran una breve descripción sobre el abordaje de la profesión a la hora
de encaminarse sobre una institución.
Antes de iniciar el cuerpo conceptual del trabajo, me es manifiesto
aclarar la importancia de la utilización de las normas, leyes o cualquier
reglamento que legitime la atención y el desarrollo de la práctica archivística
a nivel institucional. Colombia es nueva en este aspecto, trata de equilibrarse
con países tales como Francia, España o Estados Unidos donde el gobierno
nacional financia grupos[2]
con el fin de mejorar la calidad de las presentaciones. Esta calidad viene
acompañada de avances tecnológicos, de seguridad y comunicaciones.
Aclarada la importancia del manejo de las normas por parte del Archivista
única persona con capacidad de ejercer la tarea de clasificar, organizar y
describir un archivo. La responsabilidad con la que se debe enfrentar el Archivista
a los archivos la define la ley 1409 del 2010. El artículo 17 de la presente
ley nos muestra:
Prohibiciones
a los profesionales respecto de la dignidad de su profesión. Son
prohibiciones a los profesionales respecto de la dignidad de su profesión:
Recibir o conceder comisiones, participaciones u otros beneficios ile-gales o
injustificados con el objeto de gestionar, obtener o acordar designaciones de
índole profesional o la encomienda de trabajo profesional.
Características del Programa de Gestión Documental (PGD)
Se define Programa Gestión Documenta como:
“Un programa de gestión documental se puede definir como el conjunto de
Instrucciones en las que se detallan las operaciones para el desarrollo de los
procesos de la gestión documental al interior de cada entidad, tales como
producción, recepción, distribución, tramite, organización, consulta
conservación y disposición final de los documentos”[3]
Otra definición que abarca el PGD
es: “conjunto de actividades administrativas y técnicas tendientes a la
planificación, manejo y organización de la documentación producida y recibida
por las entidades, desde su origen hasta su destino final, con el objeto de
facilitar su utilización y conservación”[4].
Elaborar
el PGD requiere tareas de reprografía, microfilmación, digitalización,
restauración, divulgación y administración. Además, equipos tecnológicos que le
brinden rapidez y calidad a la gestión documental en las entidades y/o
instituciones que la demanden (toda entidad y/o instituciones la debe
implementar). Es decir, el Archivista debe ser consciente que utilizar esta
interdisciplinariedad le va a dar más sustento al trabajo.
La
implantación de un PGD quiere resaltar la importancia del documento como base
probatorio[5], de control productivo, de
regulación administrativa, de encaminar los archivos para que sean centros de
información, que sean recuperables de forma rápida y oportuna. En suma, el
objetivo del PGD es la de administrar oportunamente los archivos para que estos
sean la base de un control, una veracidad y una organización como centro de
información. Un corolario más, es saber aplicar las TRD (Tabla de Retención
Documental).[6]
Ya que esto brinda una interrelación en el proceso del ciclo vital del
documento[7] y de correspondencia a la
hora de determinar el proceso del PGD.
Con
todos estos ítems a la hora de saber producir una PGD, es significativo
proceder a la explicación de la elaboración. El programa cuenta con ocho
procedimientos válidos a la hora de la realización. Estos se complementan uno
del otro, lo cual manifiesta la importancia de la elaboración de todos. De
forma análoga los explicare en base al libro[8] del Archivo General de la Nación el cual brinda la evidencia para sustentarlo.
El
primer paso lo nombran “producción de
documentos” se define como la generación de documentos de las instituciones
en cumplimiento de sus funciones. Este paso consta de varias maquinas (maquinas
de escribir y procesadores de texto) igual que características sobre diplomacia,
soporte, gramaje y tinta. Al mismo tiempo, se debe identificar la dependencia
que la produjo, que periodicidad se utiliza y qué relación efectúa con la TRD.
En suma, el primer paso se encarga de reconocer que documentos produjo la
dependencia, la periodicidad y el formato.
“Recepción de documentos” es el segundo
paso. Es un conjunto de operaciones de verificación y control que la
institución debe realizar para la admisión de los documentos que son remitidos
por una persona natural o jurídica.[9] Es decir, la verificación
a que se debe someter cada documento con el fin de que estén completos y
corresponda al enunciado. En este proceso la ventanilla única cumple esta
función ayudada por medios de recepción: mensajería, fax, correo. Para mayor
claridad, se debe tener constancia del recibo, así mismo como datos que
referencian el destinatario.
Un
tercer paso es la “distribución de
documentos” el cual garantiza que los documentos lleguen a su destinatario.
Este paso se caracteriza por incidir en el envió de correspondencia externa, la
cual brinda control sobre los mecanismos utilizados. En esta medida el registro
es un medio para garantizar la llegada de los documentos.
El
“trámite de documentos” se encarga de
la rapidez con la que llega el documento a la función administrativa. La
identificación del trámite y la respuesta oportuna dado a este fomenta este
cuarto paso. Más claro, con la rapidez que llegue el documento a su destino,
este desempeña mayor validez e importancia a la hora de la eficiencia
administrativa. El sentido de urgencia adquiere gran carácter.
La “organización de los documentos” orienta
la clasificación, ordenación y descripción de los documentos en una
institución. En este sentido es positivo aplicar las TRD, la cual ejerce la
identificación de las series, subseries o tipos documentales. Desde luego,
realizar constantemente diagnósticos, planes de acción y grupos de trabajo que garanticen
mayor regulación de los documentos. Las capacitaciones es un medio que brinda
mayor eficacia al orden que le es dado a la documentación. En suma, este punto es
importante por qué:
La organización de los documentos
permite una rápida identificación de los expedientes, valorar las funciones y
necesidades operacionales de las oficinas, contar con sistemas de ordenación
fáciles de entender por los usuarios, ubicar los documentos para su consulta,
transferencia o disposición final.[10]
El sexto punto titulado “consulta de documentos” ejerce la importancia de conocer la
información que se tiene registrada al documento. La institución debe prestar
todos los mecanismos para que el ciudadano observe el documento. Entre ella se
encuentra el horario de atención, la amabilidad, los espacios para lectura
teniendo en cuenta el reglamento del archivo. En este mismo sentido, la
institución debe manejar la información en inventarios o bases de datos a fin
que la búsqueda del documento sea en el menor tiempo posible.
La “conservación
de documentos” son las medidas preventivas con el fin de no alterar el
documento. Este proceso de conservación está encaminado a suministros adecuados
para el archivo, la calidad del establecimiento y la sensibilidad de las
personas que están a cargo. La implantación por parte de cada institución del
Sistema Integrado de Conservación[11] conlleva a la aseguración
del documento.
La “disposición
final de los documentos” es el último punto, se define por la “Selección de
documentos en cualquier etapa del ciclo vital, con miras a su conservación
temporal, permanente, o a su eliminación conforme a lo dispuesto en las Tabla
de Retención Documental o Tablas de Valoración Documental[12]. Es decir, se define el
futuro del documento.
Una vez realizado los ocho puntos.
¿Que asegura el buen término del PGD? La institución, debe emplear unas mínimas
condiciones:
Ø Manual de
funciones actualizados
Ø Estructura orgánica actualizada
Ø Tener debidamente aprobadas por el Archivo General de la Nación o por la
instancia territorial correspondiente, las tablas de retención y/o las tablas
de valoración documental, según sea el caso. En aplicación las TRD, con la
debida capacitación al personal responsable de los documentos de archivos, en
la Universidad y/o empresa.
Ø Se deben tener los manuales de archivo y correspondencia, de organización
de archivos de gestión, el de aplicación de TRD para las oficinas, manual de
preservación y conservación documental, entre otros.
Ø El recurso humano debe ser idóneo, profesionales, tecnólogos, técnicos y
auxiliares en el área de archivística.
Ø Disponer de edificaciones adecuadas para la conservación documental,
orientadas con base al acuerdo 049 de 2000.
Ø Identificación total de los diferentes tipos de archivos: Gestión, Central
e Histórico.
Ø Centralización de la recepción y envío de los documentos.
Ø Definición de procedimientos de distribución de documentos internos y
externos.
Ø
Contar con el Comité de Archivo respectivo el cual deberá tener definido
su reglamento y funciones.
Ø Disponer de un reglamento de archivos para la entidad, basado en el
Reglamento General de Archivos del AGN y demás normas complementarias, que
garantice el cumplimiento de al menos los siguientes aspectos: Fases de
formación del archivo, control sobre la entrada y salida de los documentos,
acceso a los documentos, ordenación y descripción de los fondos de archivo,
conservación de documentos, adopción de las normas técnicas colombianas que se
hayan establecido en materia de archivos y documentos, existencia de la
coordinación de la función archivística dentro de la estructura administrativa
de la entidad de acuerdo con lo establecido en la Ley 594 de 2000,
participación de la dependencia en los comités internos relacionados con la
definición de procesos y procedimientos, gestión de calidad, y comités, entre
otros.
Ø Todo el personal de la Institución y/ empresa, ya debe tener conciencia de
la importancia de los archivos y lo beneficioso de acatar todas la pautas
presentadas por el programa y los diferentes manuales.
A modo de conclusión:
La relación que
entabla el Archivista profesional con el Programa de Gestión Documental (PGD)
se fundamenta en la realización de la metodología explicada anteriormente. Del
mismo modo, el Archivista se encarga de respetar el programa promoviendo las
leyes a todos los empleados de la entidad. Todo el proceso de trabajo debe ser
guiado por el Archivista donde responda por la documentación, la organización y
la rapidez de su trabajo, enfocado en su ética laboral.
¿Cuáles son las
obligaciones, funciones y responsabilidades para su elaboración, gestión e
implementación en una entidad? Tenemos,
pues, en grado que el PGD permite el control del flujo documental, garantizando
que los documentos cumplan con su función informativa en el momento oportuno.
Esta y otras obligaciones correspondientes al cumplimiento de la razón social,
protegen la información vital para el cumplimiento de varias funciones en las
entidades.
Las funciones y
responsabilidades se encargan en un contexto mixto. La entidad debe garantizar
el debido cumplimiento de las normas o leyes. De este mismo modo, el debido
funcionamiento de las TRD y TVD brinda parámetros para la conservación, ahorro
de tiempo y costos en organización. El aprovechamiento de las nuevas
tecnologías desenvuelve un papel útil mejorando el flujo y permitiendo que la
información sea más recuperable. Para el diseño e implementación del PGD, las
organizaciones deben realizar un análisis previo y diagnóstico documental que
les permita conocer su situación actual y establecer un programa con objetivos
y metas clara, evitando perder tiempo y recursos.
La implementación del
PGD en la entidad no solo le permitirá eliminar los fondos acumulados que hoy
se tiene, sino que ayudará a sistematizar los procesos archivísticos y los
procesos del programa logrando una estandarización, control y vigilancia en
todo el flujo documental.
Bibliografía:
MEJIA Myriam, CAÑÓN
Jeannette, BARRERA Amanda, MELO Alexander, PARADA Hernán & TRIANA Jorge.
Guía para la implementación de un programa de gestión documental. Archivo
General de la Nación. Sistema Nacional de Archivos: Bogotá 2005.
LEY 1409 2010. Por lo
cual se reglamenta el Ejercicio profesional de la Archivística, se dicta el
código de Ética y otras disposiciones.
DECRETO NÚMERO 26 09
de 2012. Por el cual se reglamenta el Título V de la Ley 594 de 2000,
parcialmente los artículos 58 y 59 de la Ley 1437 de 2011 y se dictan otras
disposiciones en materia de Gestión Documental para todas las Entidades del
Estado.
[1] Historiador y archivista en formación
de la Universidad Industrial de Santander. Correo electrónico: Sebastian-ld@hotmail.com
[2] Decreto número 3816 de 31 de
diciembre de 2003, creó la comisión Intersectorial de Políticas y de Gestión de
la Información para la administración Pública.
[3] MEJIA Myriam,
CAÑÓN Jeannette, BARRERA Amanda, MELO Alexander, PARADA Hernán & TRIANA
Jorge. Guía para la implementación de un programa de gestión documental.
Archivo General de la Nación. Sistema Nacional de Archivos: Bogotá 2005. p.13.
[4] Referencia tomada
de diapositivas enviadas por el profesor Sergio Utrera pala la elaboración del
trabajo. En el orden de las diapositivas la referente esta ubicada en la
tercera.
[7] Tabla de Retención Documental aplica
la transferencia en el ciclo vital del documento, el cual consiste en tres
fases. La primera archivos de gestión, la segunda archivos central y la tercera
archivo histórico.
[8] MEJIA Myriam,
CAÑÓN Jeannette, BARRERA Amanda, MELO Alexander, PARADA Hernán & TRIANA
Jorge. Guía para la implementación de un programa de gestión documental.
Archivo General de la Nación. Sistema Nacional de Archivos: Bogotá 2005.
[11] Este dicta
monitoreo y control de condiciones ambientales, limpieza de áreas y documentos,
control de plagas, establecimiento de medidas preventivas, diagnostico
integral, apoyo a la reproducción del documento ETC.
[12] MEJIA Myriam,
CAÑÓN Jeannette, BARRERA Amanda, MELO Alexander, PARADA Hernán & TRIANA
Jorge. Op. Cit., p.30.
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