LOS DOCUMENTOS ELECTRÓNICOS Y LA POLÍTICA DE CERO PAPEL

DOCUMENTOS ELECTRÓNICOS Y SUS VENTAJAS FRENTE AL PAPEL.

Los documentos electrónicos tienen dos aspectos interesantes que lo respaldan, por un lado cuentan con unos requisitos internos que le permiten brindar eficacia, eficiencia y rentabilidad, todo esto va de la mano con la tecnología. En segundo lugar encontramos un  aspecto legal que acredita los derechos del individuo, exige obligaciones y permite tener una prueba (esto corresponde al ámbito legal)[1].

La tecnología no solo ha permitido crear documentos electrónicos, también hizo que los documentos más antiguos se microfilmaran para ser consultados, ahora  es posible tener documentos en formato papel, electrónicos y digitalizados.

FORMATO PAPEL ·      Entre presentes ·      Inmediata ·      Copias en papel ·      Firma manuscrita

ELECTRÓNICO · Entre ausentes ·  Mediata · Documentos electrónicos ·   Firma electrónica

DOCUMENTOS DIGITALIZADOS ·  Entre presentes ·  Inmediata ·  Documentos electrónicos

1.        Esquema ideal en el manejo de documentos en formato papel y digitales.[2]

La creación de medios electrónicos plantea un cambio en el manejo de la documentación, además de que asegura un cambio tecnológico, que garantiza un cambio cultural, organizativo y jurídico[3]. 

DOCUMENTOS ELECTRÓNICOS COMO SOPORTE EN LA FUNCIÓN ARCHIVÍSTICA

Los documentos que sean producidos por cualquier entidad pública o privada deben estar sujetos a todo el proceso archivístico requerido para su preservación.

Para los archivistas ha resultado de gran ayuda la introducción de la tecnología en el manejo de documentos. La preservación de documentos antiguos casi imposibles de manipular se ha facilitado, algunos ya se encuentran digitalizados y a disposición de los investigadores, además la tecnología  ha permitido la creación de documentos con  rapidez ayudando en el ahorro del tiempo, además también se evita el gasto  excesivo de papel; los documentos electrónicos tiene características especiales, son las siguientes[4].

v Es un medio que porta un mensaje (portador físico del mensaje).

v De igual forma este  medio contiene información importante (contenido).

v Es importante tener en cuenta  la forma física e intelectual del mensaje que contiene el archivo.

v La acción de elaborar los documentos es importante en  los medios electrónicos.

v Es indispensable tener claro las cuatro personas involucradas en la elaboración del documento, autor, destinatario, redactor, creador.

v Vinculación archivística de cada documento.

v Aspectos jurídicos, administrativos y documentales en la creación del documento.

El proceso de digitalización de los documentos debe  estar sujeto al igual que los documentos en papel a las políticas de eliminación documental que el AGN ha dictado, se deben tener en cuenta las tablas de valoración documental aprobadas por el comité interno de archivos. En instituciones como el AGN se ha adquirido una herramienta avanzada para la digitalización de los documentos, esta máquina tiene la capacidad de microfilmar libros extensos en un corto tiempo y con mayor cuidado, cosa que no se hace cuando se microfilma de manera manual.

En la siguiente imagen se muestra como se lleva a cabo el proceso de conversión y digitalización de documentos formato papel a un formato electrónico.

No basta con tener en cuenta estos puntos, se necesita que los documentos tengan características diferenciadoras, la autenticidad, fiabilidad, integridad, y manejo; la CIA  dice que  «Un documento es información registrada producida o recibida en la iniciación, desarrollo o finalización de una actividad institucional o individual y que consta de contenido, contexto y estructura suficiente para proporcionar prueba de la actividad.»[6]

La función archivística tiene como propósito organizar los documentos en un formato digital, el fin de esto es, eliminar el método de contener en carpetas los documentos e introducirlo en un solo formato digital y preservar aquellos que están en formato papel.

Los medios informáticos tienen la capacidad de almacenar y ordenar los documentos,  con ayuda de software que  están creados para esto. Es importante diferenciar los documentos electrónicos de las bases de datos, las bases de datos suministran  la información al documento electrónico por lo tanto representan un objeto totalmente distinto; gracias a la introducción de las nuevas tecnologías la administración de documentos electrónicos resulta más fácil pero es importante tener en cuenta la legislación que se establece para el manejo de estos[7].

DOCUMENTOS ELECTRÓNICOS Y LAS PRÁCTICAS DEL CERO PAPEL

Esta surge por la iniciativa del gobierno con su proyecto de gobierno electrónico- gobierno en línea, las prácticas del cero papel garantizan el rendimiento de las organizaciones y sus trámites; el gobierno nacional con su política de gobierno en línea define la política del cero papel así.

“El Gobierno Electrónico se define como el uso de las Tecnologías de la Información y las Comunicaciones (TIC) para mejorar los servicios e información ofrecidos a los ciudadanos, Aumentar la eficiencia y eficacia de la gestión pública e incrementar la transparencia del sector público y la participación ciudadana.

La estrategia de Gobierno en línea de la República de Colombia tiene como objetivo contribuir Con la construcción de un Estado más eficiente, más transparente y participativo, y que preste Mejores servicios a los ciudadanos y a las empresas, a través del uso de las Tecnologías de la Información y la Comunicación. Se orienta bajo los siguientes principios: Gobierno centrado en el ciudadano, Acceso equitativo y multicanal, Protección de la información del individuo.”[8]

La implementación de cero papel tiene  ventajas  para las entidades públicas  y los servidores públicos, por un lado les permite ser eficaces y eficientes, lo que conlleva al aumento en la productividad con un apropiado uso de recursos, y lo más importante se tiene una mejor práctica en las gestión documental, también se elimina la duplicidad de documentos, disminuye los tiempos de localización de los archivos.

En cuanto a las ventajas para los ciudadanos y empresas, la información llega rápido, la calidad y rapidez del servicio, entre otras cosas, y finalmente hace un aporte al medio ambiente, con la disminución en los residuos producidos por la utilización del formato papel[9].

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[1] Documentos electrónicos y Archivo Digital. Consideraciones jurídicas. Informática el corte inglés, www. Ieci. Es. [En línea].

[2] Documentos electrónicos y Archivo Digital. Consideraciones jurídicas…

[3] Documentos electrónicos y Archivo Digital. Consideraciones jurídicas…

[4] CRUZ MUNDET, José Ramón. La gestión de los documentos electrónicos como función archivística. Universidad Carlos III de Madrid. 2003. P, 4.[en línea]

[5]http://www.plaanibal.com/web/pla-anibal/inicio/-/blogs/proceso-de-copiado-autentico-nti-de-procedimientos-de-copiado-autentico-y-conversion-entre-documentos-electronicos-2

[6] CRUZ MUNDET, José Ramón. La gestión de los documentos electrónicos como función archivística… P.5. [en línea]

[7] para conocer más sobre esto  revisar: 2010 - circular 004 - estándares mínimos administración y gestión de documentos electrónicos. 2011 - circular 006 - entrega de archivos físicos y electrónicos por cambio administración.

[8]Ministerio de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones. Dirección de Gobierno en línea. Cero papel en la administración pública: buenas prácticas para reducir el consumo del papel. archivo general de la nación. (S.A). [En línea].

[9] Ministerio de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones. Dirección de Gobierno en línea. Cero papel en la administración pública: buenas prácticas para reducir el consumo del papel… p. 10-11.